Toplantı Sunumu ve Okuma Sunumu Nedir?

Bu yazı, bir sunum üretilmeden önce verilmesi gereken ilk ve en belirleyici karara odaklanır.

Çünkü sunum süreçlerinde yaşanan pek çok problem; tasarımdan, slayt estetiğinden ya da metnin kalitesinden değil, daha en başta yanlış türde bir sunum yapılmasından doğar.

Bu ayrımın çıkış noktası, Duarte‘nin literatüründe Slidedoc® yaklaşımıyla tanımlanan bakış açısıdır.
Bu yaklaşım, sunum araçlarıyla üretilen içeriklerin tek tip olmadığını; kullanım bağlamına göre ayrıştırılması gerektiğini savunur.

Yani “sunum” dediğimiz şey, tek bir biçimden ibaret değil. Toplantıların verimsiz olmasının altında yatan en büyük nedenlerden bir tanesi de bu ayrımın bilinmemesi olarak karşımıza çıkıyor.

Bu sunum anlatılmak için mi hazırlanıyor, yoksa okunmak için mi?

Bu sorunun cevabı, yapılacak çalışmanın yönünü kökten değiştirir. Çünkü bu iki ihtiyacı aynı dosyada aynı anda karşılamaya çalışmak, çoğu zaman içeriği de anlatımı da zayıflatır. Bu yazıda toplantı sunumu ve okuma sunumunun farklarını ele alacağız. Sunum hazırlığına başlamadan önce alınması gereken kararlarla ilgili ipuçları yer vereceğiz.

Neden Bu Ayrım En Baştan Yapılmalı?

Sunum üretimine tür belirlenmeden başlandığında, kararlar bulanıklaşır. Ne kadar metin yazılacağı, görsellerin nasıl kullanılacağı, slayt yoğunluğu gibi konular netleşmez.

Oysa en başta şu karar verildiğinde:

“Bu bir toplantı sunumu” ya da “Bu bir okuma sunumu” geri kalan planlama çok daha sağlıklı ilerler.

Bu nedenle sunum sürecinin ilk adımı; içerik yazmak ya da tasarım yapmak değil, ne tür bir sunum üretildiğine karar vermektir.

Toplantı Sunumu Nedir?

Toplantı Sunumu, bir konuşmacının sözlü anlatımını desteklemek için hazırlanır.

Merkezde slaytlar değil, anlatan kişi vardır. Slaytlar mesajın kendisi değildir; mesajı güçlendiren, vurgulayan ve yönlendiren bir araçtır. Sahnedeki anlatım olmadan eksik kalmaları doğaldır.

Toplantı Sunumu’nun temel karakteri şu şekilde özetlenebilir:

Slaytlar hızlı algılanacak biçimde tasarlanır, uzun süre incelenmek için değil.
Metin miktarı sınırlıdır; açıklamadan çok vurgu öne çıkar.
Görseller, anlatımı desteklemek ve hafızayı güçlendirmek için kullanılır.
Sunum, canlı anlatım bağlamında anlam kazanır.

Bu nedenle Toplantı Sunumu, e-posta eki olarak paylaşıldığında çoğu zaman yetersiz bulunur. Çünkü bu dosya, tek başına ayakta durmak üzere üretilmez.

Örnek olarak şunlar verilebilir:

Konferans sunumları, TED talks türündeki ilham verici sunumlar, ürün ve marka lansman sunumları, anlatıcı merkezli workshop sunumları

Okuma Sunumu Nedir?

Okuma Sunumu toplantı sunumunun tam tersine, bir konuşmacıya ihtiyaç duymadan kendi başına okunmak üzere tasarlanır. Sunum araçlarıyla hazırlanır; ancak amacı sahnede anlatılmak değil, okuyucuya eksiksiz bir içerik sunmaktır.

Örnek olarak:

Board sunumları, finansal değerlendirmeler, yatırımcı ilişkileri sonuç sunumları, şirket tanıtım sunumu verilebilir.

Bu tür sunumlarda:

Metin ve görseller birlikte çalışır.
Başlıklar, alt başlıklar ve hiyerarşi okuma deneyimini yönlendirir.
Okuyucu içeriği kendi hızında tüketir.
Sunum dosyası e-posta ile paylaşılabilir veya referans dokümanı olarak saklanabilir.

Okuma Sunumu klasik bir rapor değildir; ancak raporların üstlendiği bilgiyi eksiksiz aktarma görevini, daha görsel ve daha taranabilir bir yapıyla yerine getirir.

Toplantı Sunumu ve Okuma Sunumu Neden Birbirinin Yerine Geçemez?

Toplantı Sunumu ile Okuma Sunumu arasındaki fark, estetik ya da tasarım tercihi değildir.

Bu fark, iletişimin nasıl kurulacağına dair stratejik bir tercihtir.

Metin ağırlıklı bir Okuma Sunumu, canlı bir toplantıda kullanıldığında izleyiciyi zorlar. Çünkü dinlerken aynı anda okumak, çoğu insan için sürdürülebilir değildir.

Benzer şekilde, yalnızca sahnede anlam kazanan bir Toplantı Sunumu, toplantı sonrasında paylaşıldığında eksik kalır. Okuyucu, slaytların ne anlatmak istediğini tahmin etmek zorunda kalır.

Bu yüzden bu iki tür hibrit biçimde ele alındığında çoğu zaman beklentiyi karşılamaz.

Sorun slaytların kalitesinde değil, en başta yapılan tür seçimindedir.

Toplantı Sunumu ve Okuma Sunumu Nasıl Ayırt Edilir?

Konuşmacı olmadan anlaşılmıyorsa

Toplantı sunumu

Konuşmacı olmadan da anlaşılıyorsa

Okuma sunumu

Toplantı Sunumu ve Okuma Sunumu Teknik Benzerlik ve Farkları

Konuşmacı Rolü

Toplantı Sunumu’nda konuşmacı zorunludur; slaytlar onu destekler. Okuma Sunumu’nda konuşmacıya gerek yoktur; slaytlar mesajı taşır.

Metin Yoğunluğu (75 kelime kuralı)

Toplantı Sunumu’nda çok düşüktür (slayt başına 75 kelimenin altı). Okuma Sunumu’nda metin yoğundur; detay slaydın üzerindedir.

Tasarım Yaklaşımı

Toplantı Sunumu “glance test”e dayanır: 3 saniyede anlaşılmalıdır. Okuma Sunumu taranabilirdir. Göz atılabilir ve derinlemesine okunabilir.

Görsel Yapı-Dizgi

Toplantı Sunumu sinematik, sade ve odaklayıcıdır.
Okuma Sunumu görsel hiyerarşiye sahip, dergi benzeri bir dizgi kullanır.

Yayınlama-Dağıtım Amacı

Toplantı Sunumu canlı performans sırasında kullanılır.
Okuma Sunumu e-posta eki ya da referans dokümanı olarak paylaşılır.

Yayınlama-Dağıtım Amacı

Toplantı Sunumu canlı performans sırasında kullanılır.
Okuma Sunumu e-posta eki ya da referans dokümanı olarak paylaşılır.

Özetle,

Toplantı Sunumu ve Okuma Sunumu, aynı aracın iki farklı kullanımı değildir. İki ayrı iletişim ihtiyacına verilen iki ayrı yanıttır.

Bu ayrım netleştiğinde, sunum üretimi daha kolay, daha tutarlı ve daha etkili hâle gelir.

Netleşmediğinde ise sorunlar içerikte ya da tasarımda aranır; oysa mesele en baştadır.

Bu ikisinden biri diğerinden daha önemli olarak anlaşılmamalı. İkisinin de yeri farklı. Önemli olan sunuma başlamadan önce doğru soruyu sormayı mümkün kılmaktır.