Pandemi sonrasında sunumların çoğunluğu genellikle hibrit hale geldi. Bu da online toplantılarda sunum yönetiminin önemini artırdı. Online toplantı kültürü, Zoom, Google Meet gibi uygulamalar yaygınlaştı. Böylece zaman ve nakit maliyetleri de azalmış oldu. Ama iş arkadaşlarımızla laflama, işleri hızlandıran “müşteriyle toplantı sonrası yemeği” gibi şeyler de ortadan kalktı.
Online Toplantı ve Fiziksel Toplantı Sunumu arasındaki farklar, bariyerler
Hibrit çalışma ve toplantılar iyi oldu mu, burada bir anket yapsak çoğunluk iyi olduğunu söyler. Ama aslında baktığınızda diğer yandan sunum yapacak kişinin rakipleri arttı. Ne oldu mesela,
- Eskiden sunucunun rakibi dinleyicinin telefonuydu başını telefona indirdiğinde artık dinlemeyi kesiyordu.
- Dikkati dağıtan sesler, çay gelmesi, telefon gelmesi, odaya giren çıkanların olması gibi şeylerdi.
- Odada dikkati dağıtan bir nesneydi.
Bir de online toplantıdaki rakiplere bakalım:
Bu yazıda neler var?
- Çocuk ağlaması,
- Kurye, yemek, online alışveriş teslimatları,
- Dinleyicinin ev konforu ve dikkatini toplama zorluğu,
- Dinleyicinin asla kontrol edemediğiniz fiziksel ortamı
Yani nereden bakarsak bakalım işler zorlaştı. Bunun için de online toplantı sunumunda empatiyi artırma çok daha önem kazandı.
Bununla ilgili “İş hayatında sunum becerilerini artırmanın yolları” yazımıza da göz atabilirsiniz.
Başarılı bir sunum için: İzlemek isteyeceğiniz sunumu yapmak
Online toplantı sunumlarındaki bariyerleri aşmanın yollarından biri empatiyi artırmak. Benzer toplantılarda genellikle hangi konular geçerken dikkatiniz dağılıyor? Hangi sırada telefonunuzu elinize alma ihtiyacını hissediyorsunuz?
Ve en önemli soruyu kendimize soralım: Sunum dinlerken ne zaman içiniz şişiyor?
1. Empati ve İnteraktif Sunumlar
Dinleyiciler sunumun asıl kahramanları ve her biri dinlediği konu başlıklarını bireysel deneyimleriyle birlikte zihinlerinde canlandırıyorlar. Dolayısıyla sunumun benmerkezcilikten tamamen uzak ve dinleyiciyi merkeze alan bir sunum olması gerekiyor.
Neyi kast ediyorum? Sunumu sürekli sizin konuştuğunuz, A noktasından B noktasına varmaya çalıştığınız bir sunum olmaktan çıkarmak önemli. Dinleyicinin konuyla ilgili kendi katkı yapabileceği bir hikayeye sahip olmalı. Örnekleriniz dinleyicide bir şeyler çağrıştırmalı. Aynı zamanda sunum esnasında dinleyicinin de katılmak isteyeceği türden kısımlar olmalı.
Empati, eğiten, ilgi çeken ve dinleyicilerinizi eyleme geçiren güçlü hikayeler yaratmanın kalbidir. Bu, dinleyicinizin hikayenin kahramanı olmaya devam etmesini sağlama şeklinizdir.
2. Dinleyicileri Derinlemesine Tanımak
Sunumunuz sadece insanların zihinlerinde yer etmeyecek aynı zamanda duygusal çağrışımlar da yapacak. Yani beklentimiz tam olarak bu. Ve her iletişimin sonunda bilgilerden çok iletişimin bıraktığı duygusal izlenimler hafızamızda kalıyor. Dolayısıyla dinleyicileri kategorize etmek yeterli değil.
Bir örnek vermek gerekirse, “orta seviye yöneticiler böyle sever”, “x sektördeki insanlar bu şekilde daha iyi dinler” gibi kategorize etme ve varsayımlar sizi yanıltabilir. Bunun yerine dinleyicileri sunum öncesinde daha yakından tanımak ya da sunum esnasından daha yakından tanımaya çalışmak önemlidir.
- Paylaşacağınız anekdotlar,
- Vereceğiniz örnekler,
- Konu başlıkları arasında dinleyiciye soracağınız geçiş soruları bunu için birer fırsat.
3. Çevresel engelleri yenmek
Yazının başında bahsetmiştik, artık sunumda dikkat dağıtıcı rakiplerimiz çok güçlü. Yani dinleyicinin sunumu açıkken çamaşır makinesini boşaltmaya gitmesi bile mümkün. Özellikle yönetici seviyesinde olan dikkati dağıtacak birçok gündemi olan kişileri düşününce iş zorlaşıyor. Çevresel etkiyi yenmenin yöntemi “sunumu izlenmeye değer, iyi vakit geçirmelerini sağlayacak bir deneyime” dönüştürmek.
Ne yapabileceğimize bir bakalım. Hatta bu maddeyi de şu 3 alt başlıkta ele alabiliriz
Anlatıcının Enerjisi
Online toplantılarda sunum öncesinde her iletişim “sesim geliyor mu?” dan sonra karşılıklı olarak enerjilerimizi tartmakla başlıyor. Yani dinleyici sunumun nasıl geçebileceğiyle ilgili kanıya bu sıralarda varıyor. Dolayısıyla sizin enerjinizin yüksek olması, katılımcıların siz sunuma başlayana kadar geçirdiğiniz süreçte enerjisini yüksek tutmanız gerekiyor. Burada kuracağınız kısa bir doğru iletişim sonrasında beklentileri yükseltebilirsiniz.
Sunumun Akış ve Hikaye Kurgusu
Sunumun Görsel Dili
Online toplantılarda sunum için görsel dil her zamankinden daha önemli hale geldi. Çünkü kalabalık ve okunması gereken yazılar yerine ilgimizi hareketli Instagram story’leri çekiyor. Sunumunuzun renkleri, yazı karakterleri, ikonları, vektörel görselleri, şekilleri, ayraç sayfaları, grafikleri nasıl görünüyor? Sunumunuzun görsel dilinin anlatacağız içerikle ilgili beklentiyi de taşıyabilmesi öncelikli konulardan biri.
Özetlemek gerekirse
Online toplantılarda sunum dikkat dağıtıcıların çok fazla olduğu bir sunum biçimi. Ve iş hayatında yeni yaşam biçimimizin vazgeçilmez bir parçası. Bu sunumu etkili hale getirmenin yolları ise dinleyiciyi iyi tanımak, empati kurarak interaktif bir içeriğe sahip olmak ve çevresel etkilerin üstesinden gelmek.